1. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication)

ในปัจจุบันผลิตภัณฑ์ Lotus Notes เป็นที่นิยมนำเป็นประยุกต์ใช้งานในองค์กรธุรกิจต่างๆ เพราะความสามารถของผลิตภัณฑ์ตัวนี้ รองรับการทำงานร่วมกัน (Workgroup) ทำให้การทำงานของคนในองค์กรธุรกิจเหล่านั้น มีการประสานงานที่ดียิ่งขึ้น การพัฒนางานต่างๆ ในองค์กร จึงดำเนินไปด้วยความรวดเร็ว นี่จึงเป็นเหตุผลที่องค์กรต่างๆ เริ่มหันมาใช้งานผลิตภัณฑ์ตัวนี้นั่นเอง

1. Workflow

เป็นการประยุกต์ใช้งาน โดยการหาเส้นทางของข้อมูล เพื่อใช้ในการรองรับการประชุม การตัดสินใจของกลุ่มและควบคุมการดำเนินงานต่างๆ ขององค์กร

2. Broadcast

เป็นการกระจายข่าวสารข้อมูลให้ผู้ใช้ทุกคน โดยจะเป็นข้อมูลใหม่ขององค์กร

3. Reference

เป็นเครื่องมือที่ช่วยพัฒนาและใช้เป็นประโยชน์ในการทำงานของกลุ่ม จะจัดเตรียม ข้อมูลที่ใช้อ้างอิงและปรับปรุงได้เมื่อต้องการ

4. Tracking

เป็นการจัดการการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นสถานภาพของงาน การดูประสิทธิภาพ ความสัมพันธ์และการทำงานของผู้ใช้งานในขณะเวลาใดเวลาหนึ่ง

5. Discussion

การประยุกต์ใช้งานของ Notes ในเครือข่ายอินเตอร์เน็ต สามารถเข้าถึงในรูปแบบของ Web page ได้ เพราะซอฟท์แวร์เบาว์เซอร์ต่างๆ (Browser) สามารถอ่านไฟล์ของ Notes และนำเสนอในรูปแบบ Web page ได้ ผู้ใช้สามารถกระทำกับข้อมูลทางเครือข่ายได้ ดังนี้

1. สามารถใช้ซอฟท์แวร์เบาว์เซอร์ต่างๆ เข้าถึงเซิฟเวอร์ของ Notes เพื่อที่จะสร้าง แก้ไข หรือลบข้อมูลได้
2. มีการควบคุมความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลของ Notes
3. คุณสมบัติ Navigation ของ Notes จะเหมือนกับการซ่อน (Collapside) หรือแสดง (Expandable) วิว
4. สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบเอกสารในฐานข้อมูลได้

Notes จะจัดเตรียมเวิร์กสเปซไว้ให้ผู้ใช้ทั้งหมด 6 หน้า ที่สามารถใช้เก็บฐานข้อมูลต่างๆ ได้ตามต้องการ และจะมีหน้าสุดท้ายจะมีชื่อว่าเรพิเคเตอร์ (Replicator) โดย 6 หน้าของผู้ใช้นี้ จะสามารถตั้งชื่อและเปลี่ยนชื่อได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกแผ่นคั่นหน้าของหน้าที่ต้องการตั้งชื่อหรือเปลี่ยนชื่อ จากนั้นคลิกที่แผ่นคั่นหน้า 2 ครั้ง (double-click) จะมีหน้าต่างของคุณสมบัติเวิร์กสเปซ (Properties for Workspace InfoBox) ปรากฏขึ้น ดังรูปที่ 2.2
2. พิมพ์ชื่อที่ต้องการตั้งหรือเปลี่ยนแปลงลงในช่องชื่อหน้าเวิร์กสเปซ (Workspace page name)
3. กดปุ่ม Enter เพื่อยอมรับชื่อ และปิดหน้าต่างคุณสมบัติเวิร์กสเปซ (Properties for Workspace InfoBox) โดยกดปุ่มปิด (Close (X) button)

• Help แสดงวิธีการเพิ่มฐานข้อมูลลงในเวิร์กสเปซ
• Open เพิ่มฐานข้อมูลที่เลือกลงในเวิร์กสเปซและเปิดฐานข้อมูลให้ทันที
• Add Icon เพิ่มไอคอนของฐานข้อมูลที่เลือกลงในเวิร์กสเปซ จะยังทำงานที่หน้าต่างเปิดฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกฐานข้อมูลได้อีก
• About จะแสดงหน้าต่างที่อธิบายฐานข้อมูลที่เลือก (หน้าต่างแรกของฐานข้อมูลนั้นๆ) และสามารถปิดหน้าต่างนี้ได้โดยการกดปุ่มปิด (Close) จะกลับมาทำงานที่หน้าต่างเปิดฐานข้อมูลเหมือนเดิม

1. เมื่อเลือกฐานข้อมูลได้ และต้องการจบการทำงาน ให้กดปุ่ม Done ไอคอนของฐานข้อมูลจะปรากฏที่เวิร์กสเปซตามต้องการ

ฐานข้อมูลใน Notes กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management System : RDMS) มีการใช้งานที่แตกต่างกัน เพราะฐานข้อมูลทั้งสองถูกออกแบบมาให้นำไปประยุกต์ใช้งานต่างกัน ข้อแตกต่างโดยสรุปมีดังนี้

การใช้งาน Notes มักจะพบเห็นในองค์กรหลายองค์กร แต่ก็มีข้อยกเว้นที่บางองค์กรหรือบางงานที่ไม่ควรจะใช้ Notes ในการทำงาน ได้แก่งานที่มีลักษณะดังนี้

1. งานที่ทำงานเป็นแบบเวลาจริง (Real-Time)
2. งานที่มีฐานข้อมูลขนาดมากกว่า 4 GB
3. งานที่ต้องการการเข้าถึงข้อมูลแบบรายงานหรือแบบตอบคำถาม (Report-based or query-based)
4. งานที่มีการคำนวณที่ซับซ้อน

1. ฟอร์ม (Forms)

เป็นรูปแบบของเอกสารที่จัดเตรียมไว้ไส่ข้อมูล เมื่อข้อมูลใส่ลงไปในฟอร์มแล้ว จะถูกเก็บเป็นเอกสาร (Document)

2. ฟิลด์ (Fields)

เป็นที่ใส่ข้อมูลในฐานข้อมูล โดยฟิลด์จะเป็นส่วนประกอบของฟอร์ม การกำหนดฟิลด์จะต้องกำหนดให้เป็นชนิดตามข้อมูลที่ต้องการใส่ลงในฟิลด์

3. เอกสาร (Documents)

เป็นเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ ที่ผู้ใช้ใส่ลงในฟิลด์ ขณะที่อยู่ในฟอร์ม

4. วิว (Views)

• สร้างโดยใช้รูปแบบฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (Use an existing template)

1. เลือกเมนูไฟล์à ฐานข้อมูลà ใหม่ (Fileà Databaseà New)
2. เมื่อปรากฏหน้าต่างฐานข้อมูลใหม่ (New Database dialog box) ขึ้นมา ดังรูปที่ 2.4ให้เลือกชื่อรูปแบบฐานข้อมูลที่ต้องการในรายการของรูปแบบฐานข้อมูล (Template Server..)
3. ตั้งชื่อของฐานข้อมูลใหม่ลงในช่อง Title
4. ตั้งชื่อไฟล์ที่ใช้เก็บฐานข้อมูลใหม่ ลงในช่อง File Name
5. กดปุ่มตกลง (OK) เพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูลใหม่ที่สร้างขึ้น

1. เลือกเมนูไฟล์à ฐานข้อมูลà เปิด (Fileà Databaseà Open)
2. เมื่อปรากฏหน้าต่างเปิดฐานข้อมูล (Open Database dialog box) ขึ้นมา ดังรูปที่ 2.3ให้เลือกเซิฟเวอร์และชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลที่ต้องการทำสำเนา
3. เลือกเมนูไฟล์à ฐานข้อมูลà สำเนาใหม่ (Fileà Databaseà NewCopy)
4. จะปรากฏหน้าต่างสำเนาฐานข้อมูล (Copy Database dialog box) ขึ้น ดังรูปที่ 2.5
5. เลือกเซิฟเวอร์ที่จะให้ไฟล์ของฐานข้อมูลใหม่ไปเก็บไว้
6. ตั้งชื่อฐานข้อมูลใหม่ลงในช่อง Title
7. ตั้งชื่อไฟล์ที่ใช้เก็บฐานข้อมูลใหม่ ลงในช่อง File Name
8. เลือกคุณสมบัติการทำสำเนา ว่าจะทำสำเนาทั้งหมดหรือเฉพาะการออกแบบฐานข้อมูล
9. กดปุ่มตกลง (OK) เพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูลใหม่ที่สร้างขึ้น

• สร้างฐานข้อมูลโดยร่างรูปแบบใหม่ (Create a form from scratch)

1. เลือกเมนูไฟล์à ฐานข้อมูลà ใหม่ (Fileà Databaseà New)
2. เมื่อปรากฏหน้าต่างฐานข้อมูลใหม่ (New Database dialog box) ขึ้นมา ดังรูปที่ 2.4ให้เลือกเครื่องที่จะใช้เก็บฐานข้อมูล (Local/Sever)
3. ตั้งชื่อของฐานข้อมูลใหม่ลงในช่อง Title
4. ตั้งชื่อไฟล์ที่ใช้ฐานข้อมูลใหม่ โดยใส่ลงในช่อง File Name
5. เลือก –Blank- ในรายการของรูปแบบฐานข้อมูล (Template Server..)
6. กดปุ่มตกลง (OK) เพื่อเข้าสู่การออกแบบฐานข้อมูลใหม่ที่สร้างขึ้น

1. ชื่อฟิลด์
2. ชนิดข้อมูล
3. สถานะภาพ
4. การแสดงผล

ฟิลด์มีลักษณะการใช้งาน 2 ประเภท คือฟิลด์ที่ใช้ที่เดียว (Single-use fields) หรือฟิลด์ที่ใช้ร่วมกัน (Shared fields) ข้อแตกต่างก็คือ ฟิลด์ที่ใช้ที่เดียว จะถูกกำหนดให้ใช้ในฟอร์มๆ เดียว แม้ว่าชื่อของฟิลด์จากซ้ำกันใน 2 ฟอร์ม ถ้าเป็นฟิลด์ใช้ที่เดียว ฟิลด์ใน 2 ฟอร์มนั้นก็จะไม่มีความเกี่ยวข้องกันเลย ส่วนฟิลด์ที่ใช้ร่วมกัน จะให้ผู้ใช้ใช้ฟิลด์นี้ได้ในหลายๆ ฟอร์มในฐานข้อมูลเดียวกัน การกำหนดชื่อฟิลด์ และการแสดงผล สามารถกำหนดได้ที่หน้าต่างคุณสมบัติของฟิลด์ (Field Properties info box) ดังแสดงในรูป 2.6 ที่ว่าจะให้แสดงในฟอร์มหรือให้ซ่อนฟิลด์ไว้

1. ข้อความ (Text)

ข้อมูลในฟิลด์จะประกอบด้วยตัวอักษร วรรคตอน ช่องว่าง หรือตัวเลขที่ไม่สามารถใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้

2. ริชเท็ก (Rich text)

เป็นฟิลด์เก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ สามารถเก็บข้อมูลได้หลายชนิด ทั้งข้อความ ตาราง (อาจอยู่ในรูปของระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ : RDMS หรือสเปรดชีด : spread sheet ) รูปภาพ ปุ่มต่างๆ ข้อมูลที่เป็นเสียง รูปภาพวีดีโอ และไฟล์ที่เป็นเอกสารแนบ (Attachment) รวมทั้งการแทรกข้อมูลจากซอฟท์แวร์ตัวอื่นๆ (embedded objects) แต่ข้อมูลในฟิลด์นี้ จะไม่สามารถแสดงในวิวได้

3. จำนวน (Number)

เป็นข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้ สามารถกำหนดหลักทศนิยมได้ กำหนดรูปแบบการแสดงผลได้

4. เวลา (Time)

เป็นค่าของวันที่และเวลา สามารถเลือกได้ว่าจะแสดงเฉพาะวันที่ หรือเฉพาะเวลาได้ และยังสามารถกำหนดรูปแบบในการแสดงผลได้ด้วย เช่น ให้แสดงเฉพาะชั่วโมงและนาที (ชั่วโมง : นาที) หรือให้แสดงวินาทีด้วย (ชั่วโมง : นาที : วินาที)

5. ผู้เขียน (Author)

ข้อมูลในฟิลด์จะเก็บชื่อผู้สร้างเอกสารไว้ แม้เอกสารจะถูกเปิดอ่าน ค่าในฟิลด์นี้ก็จะไม่เปลี่ยนแปลง

6. ชื่อ (Name)

ข้อมูลในฟิลด์นี้ จะเก็บชื่อผู้ใช้ สามารถเก็บในรูปแบบชื่อย่อได้ จะใช้ฟิลด์นี้เมื่อต้องการแสดงชื่อผู้ใช้เอกสาร

7. ผู้อ่าน (Reader)

เป็นฟิลด์ที่ใช้เก็บชื่อผู้อ่านเอกสาร ค่าของฟิลด์นี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ถ้าเปลี่ยนชื่อผู้อ่านเอกสาร

8. คีย์เวิร์ด (Keyword)

• Dialog list จะแสดงรายการของค่าที่ให้เลือกในลักษณะของ “POP-UP” สามารถเลือกค่าเดียวหรือหลายค่าก็ได้ ตามแต่จะกำหนด
• Check box จะแสดงรายการของค่าที่ให้เลือกทั้งหมดบนหน้าจอ แล้วให้ผู้ใช้คลิกเลือกค่าที่ต้องการ สามารถเลือกได้หลายค่า
• Radio button จะแสดงรายการของค่าที่ให้เลือกทั้งหมดบนหน้าจอ แล้วให้ผู้ใช้คลิกเลือกค่าที่ต้องการ จะเลือกได้เพียงค่าเดียวเท่านั้น

1. ใส่ข้อมูล (Editable)

เป็นฟิลด์ที่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงค่าในฟิลด์ได้ โดยการใส่ข้อมูล หรืออาจมีข้อมูลให้เลือก ผู้ใช้สามารถเลือกค่าในฟิลด์ และเมื่อเลือกแล้วสามารถเลือกใหม่ได้

2. คำนวณ (Computed)

เป็นฟิลด์ที่ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าในฟิลด์ได้ ค่าในฟิลด์จะถูกคำนวณอัตโนมัติ จากสูตรที่เขียนให้คำนวณ เช่น การเขียนสูตร @Create ข้อมูลในฟิลด์จะประกอบด้วยข้อมูลวันที่สร้างเอกสารนั้น การคำนวณค่าจะเกิดขึ้นเมื่อสร้าง รีเฟช (refreshed) หรือบันทึกเอกสาร

3. คำนวณเพื่อแสดงผล (Computed for display)

เป็นฟิลด์ที่ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าในฟิลด์ได้ ค่าในฟิลด์จะถูกคำนวณอัตโนมัติ จากสูตรที่ใช้ในการคำนวณ การคำนวณค่าจะเกิดขึ้นเมื่อเปิดเอกสารเพื่ออ่านหรือแก้ไขเอกสาร

4. คำนวณเมื่อส่งค่า (Computed when composed)

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่แตกต่างจากฟอร์มที่ทำบนกระดาษทั่วไป คือ ฟอร์มของ Notes ให้ความยืดหยุ่นในการทำงานอย่างมหาศาล ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจป้อนข้อมูลลงในฟอร์มใดฟอร์มหนึ่งแล้วพิมพ์ออกมาด้วยฟอร์มอื่นอีกฟอร์มก็ได้ ในทำนองเดียวกัน ผู้ใช้ซึ่งสร้างเอกสารขึ้น อาจมองเห็นตัวเลือกสิบรายการ แต่ผู้ใช้ที่อ่านภายหลังคนแรกไม่กี่นาทีอาจเห็นเพียงรายการที่ถูกเลือกแล้ว และยังสามารถออกแบบฟอร์มโดยให้เป็นฟอร์มที่ใช้ตอบรับกับฟอร์มอื่นๆเท่านั้นก็ได้ สามารถทำได้แม้กระทั่งการรับค่าต่างๆ มาจากฟอร์มอื่นที่สัมพันธ์กันมาใช้ เพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความซ้ำๆ ในการป้อนข้อมูล

ข้อมูลที่บรรจุในฟิลด์ของแต่ละฟอร์ม อาจจะเป็นได้ทั้งข้อความ (Text) ภาพ (Graphics) เอกสารแนบ (Attachment) รวมทั้งข้อความที่เป็นเสียงได้ด้วย

ฟอร์มในฐานข้อมูลของ Notes มี 3 ประเภทด้วยกัน ทั้ง 3 ประเภทนี้มีความสัมพันธ์กันในรูปแบบตามลำดับขั้น (Hierachy) ดังนี้

• ลักษณะของฟอร์มย่อย มีดังนี้

1. ประกอบด้วยส่วนประกอบต่างๆ เหมือนฟอร์มปกติ
2. จะเก็บเป็นหน่วยที่สามารถเข้าไปอยู่ในฟอร์มอื่นๆ ที่ต้องการได้
3. มีลักษณะคล้ายฟิลด์ที่ใช้ร่วมกัน จะต่างกันตรงที่ฟอร์มย่อยมีส่วนประกอบหลายส่วน

เมื่อฟอร์มย่อยเข้าไปอยู่ในฟอร์มปกติ ฟอร์มย่อยจะขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงของฟอร์มที่มันเข้าไปอยู่ การสร้างและแก้ไขเอกสารจะมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงค่าในฟิลด์ต่างๆ ของฟอร์มย่อย

• การสร้างฟอร์มย่อย

1. เลือกเมนู สร้างà ออกแบบà ฟอร์มย่อย (Createà Designà Subform)
2. สร้างส่วนประกอบต่างๆ ในฟอร์มย่อยตามต้องการ
3. เลือกเมนู ออกแบบà คุณสมบัติฟอร์มย่อย (Designà Subform Properties) เพื่อตั้งชื่อของฟอร์มย่อยที่สร้างขึ้น โดยจะปรากฏหน้าต่างคุณสมบัติฟอร์มย่อย (Subform Properties info box) ขึ้น ดังแสดงในรูปที่ 2.11
4. เลือกลักษณะของการแสดงฟอร์มย่อย
5. บันทึกและปิดการสร้างฟอร์มย่อย

ใน Notes ผู้ใช้สามารถสร้างตารางลงในฟอร์มได้ และบรรจุฟิลด์ชนิดต่างๆ หลายๆฟิลด์ในตารางได้ การใช้ตารางในฟอร์มจะช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจโครงสร้างของข้อมูลได้ง่ายขึ้น

การสร้างตาราง สามารถสร้างได้ทั้งในฟอร์ม และในเอกสาร ขั้นตอนในการสร้างจะเหมือนกัน แต่จะต่างกันที่สร้างตารางในฟอร์มสามารถสร้างที่ไหนก็ได้ แต่การสร้างตารางในเอกสารจะสามารถสร้างที่ฟิลด์ชนิดริชเท็ก (rich text) เท่านั้น มีขั้นตอนในการสร้างดังนี้

1. เลือกคำสั่งสร้างตารางจากแถบเมนู Create à Table จะปรากฏหน้าต่างสร้างตาราง (Create Table dialog box) ขึ้นมา ดังในรูปที่ 2.12
2. กำหนดจำนวนแถว (row) และจำนวนคอลัมน์ (column) ตามต้องการ
3. กดปุ่มตาราง (O.K.) จากนั้นจะได้ตารางตามต้องการ

เมื่อทำการสร้างตารางเรียบร้อยแล้ว จากนั้นผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบของตารางให้แสดงตามต้องการได้ เช่น การกำหนดความหนาของเส้น การระบายสีในแต่ละแถว (row) คอลัมน์ (column) หรือเซล (cell) ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี้

เป็นเหมือนขอบเขตพื้นที่ที่สามารถใส่ข้อความ รูปภาพ หรือฟิลด์ต่างๆ ลงไปได้ การใช้ Layout Regions เป็นการเพิ่มความยืดหยุ่นให้แก่ฟอร์ม เพราะ Layout Regions สามารถเปลี่ยนแปลงขนาดและรูปร่างของตัวมันเองและฟิลด์ หรือส่วนประกอบต่างๆ ที่อยู่ภายในตัวมันเอง และยังสามารถกำหนดตำแหน่งของส่วนประกอบภายในให้มีตำแหน่งที่แน่นอนได้ การสร้าง Layout Regions ในขณะอยู่ในฟอร์ม เพียงแค่เลือกเมนู สร้าง(Create)à New Layout Regions จากนั้นจะปรากฏ Layout Regions ที่สามารถเพิ่มสิ่งต่างๆ ลงไปได้

1. การสร้างเอกสารใหม่

จะสร้างโดยการเข้าสู่ฟอร์มที่ผู้ใช้ต้องการสร้างเอกสารในรูปแบบนั้น วิธีการเข้าสู่ฟอร์มมีหลายวิธี เช่น เลือกจากรายชื่อฟอร์มในเมนูหลัก หรือเลือกจากปุ่มในวิวที่ฐานข้อมูลนั้นเปิดใช้อยู่ และการสร้างเอกสารตอบโต้ จะสามารถสร้างได้ก็ต่อเมื่อเลือกเอกสารหลักที่ต้องการจะตอบโต้ไว้แล้วเท่านั้น

2. การเปิดเอกสาร

สามารถเปิดจากวิวของฐานข้อมูล โดยการดับเบิลคลิกที่เอกสารนั้น หรือใช้ปุ่มลูกศรเลือกเอกสารแล้วกดปุ่ม Enter

3. การแก้ไขเอกสาร

วิวสามารถดัดแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการได้ โดยการเขียนสูตร เช่น วิวที่แยกเป็นหมวดหมู่ (Categories) หรือวิวที่แยกเป็นชื่อเรื่อง (Title) ฯลฯ

1. วิวส่วนบุคคล (Private Views)

• ผู้ใช้ต้องมีสิทธิในการเข้าถึงอย่างน้อยที่สุดเป็น Reader จึงจะสามารถสร้างวิวส่วนบุคคลในฐานข้อมูลได้
• วิวส่วนบุคคลจะเก็บไว้ในไฟล์ desktop.dsk ในเครื่องเวิร์กสเตชั่นของผู้ใช้

1. วิวใช้ร่วมกัน (Shared Views)

• ผู้ใช้ต้องมีสิทธิในการเข้าถึงเป็น Designer หรือ Manager จึงจะสามารถสร้างวิวประเภทนี้ได้
• วิวใช้ร่วมกัน จะถูกเก็บไว้ในเครื่องเซิฟเวอร์ฐานข้อมูล

1. วิวเฉพาะบุคคล (Shared, Personal on first use Views)

• Notes จะเริ่มต้นสร้างวิวเมื่อผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลครั้งแรก และหลังจากใช้ครั้งแรกแล้ว วิวนี้จะกลายเป็นวิวเฉพาะบุคคลของผู้ใช้แต่ละคนโดยอัตโนมัติ
• เริ่มต้นผู้ใช้จะเห็นวิวสำเนาจากเครื่องเซิฟเวอร์ เมื่อวิวถูกเลือก จะทำสำเนาบน เดสท๊อป (Desktop)

วิวแอคชั่น เป็นการทำงานในขณะอยู่ในวิว สามารถสร้างการทำงาน (Actions) เพื่อให้ทำงานตามที่ต้องการได้ และทำให้อยู่ในรูปปุ่มแอคชั่น หรือใส่ไว้ในเมนูก็ได้ เช่น การให้สร้างเอกสารใหม่ การส่งข้อความ การสั่งพิมพ์เอกสารที่ต้องการหรือการสั่งพิมพ์วิว รวมทั้งการเข้าไปแก้ไขข้อมูลในเอกสาร ฯลฯ

ขั้นตอนในการเพิ่มผู้ใช้ใหม่ (Create New User) มีดังนี้

เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเขียนโปรแกรมใน Lotus Notes สามารถใช้ในการคำนวณหาผลลัพธ์ ค้นหา แสดงผลทุกอย่างที่ต้องการ หรือตั้งเงื่อนไขในการประมวลผล เช่น เขียนสูตรเพื่อประมวลผลและแสดงค่าในฟิลด์ต่างๆ ในการออกแบบฟอร์มและวิว เพื่อใช้ในการกำหนดฟอร์มที่จะแสดงบนจอภาพหรือให้พิมพ์ออกมาของเอกสารต่างๆ รวมทั้งใช้ในการแจกแจงว่าใครจะมีสิทธิเข้าถึงข้อมูลอะไรได้บ้าง และการใช้เพื่อประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย ผลลัพธ์ที่ได้ อาจจะเป็นค่าบูลีน (True/False) หรืออาจเป็นการแสดงข้อความก็ได้ (Text String)

การเขียนสูตร จะประกอบด้วย ฟังก์ชัน (@function) และคำสั่ง (@commands) Notes ให้ @function ต่างๆมาด้วยมากกว่า 200 ตัว เพื่อใช้ในการทำงานต่างๆ เช่น การ extract คำจากกลุ่มของตัวอักษร การเปลี่ยนแปลงรูปแบบวัน/เดือน/ปี การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่นๆ รวมทั้งการแทรกชื่อของผู้ใช้ที่กำลังใช้งานอยู่เพิ่มเติมเข้าไปในฟิลด์

การเขียนสูตรที่ใช้ฟังก์ชันร่วมด้วย จะทำให้มีความสามารถในการประเมินและประมวลผลข้อมูลที่มีอยู่มากมาย ซึ่งเคยเป็นเรื่องยุ่งยากให้ง่ายยิ่งขึ้น

• การเขียนสูตรจะต้องประกอบด้วยส่วนประกอบเหล่านี้ด้วย

1. เมื่อสร้างฟิลด์คำนวณในฟอร์ม (Computd field)
2. เมื่อต้องการเลือกเอกสารที่จะแสดงในวิว
3. เมื่อต้องการกำหนดค่าของคอลัมน์
4. เมื่อต้องการกำหนดชื่อหน้าต่าง (Window title)

เป็นภาษาสคริปต์ที่เขียนใน Lotus Notes หรือเรียกว่าโลตัสสคริปต์ (LotusScript) เป็นภาษาโปรแกรมเชิงวัตถุที่คอมแพททิเบิลกับภาษาเบสิก จึงมีลักษณะใกล้เคียงกับภาษา Visual Basic มาก ทั้งกฎต่างๆ (syntaxs) ดังนั้นนักพัฒนาจึงสามารถตัดและสำเนา (cut and paste) โค้ด (code) ระหว่างโปรแกรมประยุกต์ใช้งานบน Visual Basic และบนโลตัสสคริปต์ได้ มันมีความแตกต่างที่สำคัญอยู่เช่นกัน ได้แก่ Visual Basic จะสร้างการประยุกต์แบบ stand-alone และจะทำงานบนแพทฟอร์มของวินโดส์ (Windows Platform) ส่วนโลตัสสคริปต์จะทำงานบนแพทฟอร์มที่มันรองรับทั้งหมด ได้แก่ Windows, NT, Mac, PPC, OS/2, UNIX, HP-UX, Solaris, AIX นั่นคือการประยุกต์ใช้งานโลตัสสคริปต์ สามารถสร้างผ่านแพทฟอร์มหนึ่งและทำงานโดยผู้ใช้อื่นๆ หรือเซิฟเวอร์บนเครื่องอื่นๆได้ โดยไม่ต้องทำการแปลโปรแกรมอีกครั้ง (recompiled) ดังนั้นโลตัสสคริปต์ จึงเป็นแพทฟอร์มที่อิสระ ถูกเขียนโดยการกำหนดทรัพยากรแพทฟอร์มได้ เช่น เรียก Windows API

โลตัสสคริปต์ สามารถรองรับการทำงานของผลิตภัณฑ์ของโลตัสตัวอื่นๆ ได้ เช่น Approach 96 and 97 , Freelance 96 and 97 , Word Pro 96 and 97

1. ความสามารถ

มีการกระทำหลายอย่างที่ไม่สามารถกระทำได้โดยการเขียนสูตร เช่น การทำงานแบบ วนลูป การทำงานที่ซับซ้อน การจัดการสิทธิในการเข้าถึงฐานข้อมูล ฯลฯ แต่การกระทำเหล่านี้ สามารถทำงานได้โดยการใช้โลตัสสคริปต์

2. การนำมาใช้ใหม่ได้อีก

• ส่วนประกอบของโลตัสสคริปต์

การทำงานของกรุ๊ปแวร์ ใช้เทคโนโลยีหนึ่งที่เรียกว่า เรพิเคชั่น (Replication) ที่ยินยอมให้ผู้ใช้ที่อยู่หน่วยที่ไกลเข้าใช้ฐานข้อมูลได้ นั่นคือ เรพิเคชั่น คือกระบวนการที่ Notes จะกระจายและปรับปรุงข้อมูลในสำเนาทุกๆ สำเนาของฐานข้อมูลตัวเดียวกัน ซึ่งอยู่ในสถานที่ต่างๆ กัน สามารถใช้ฐานข้อมูลร่วมกันได้ตามปกติ และเป็นหลักประกันว่าแต่ละสำเนาของฐานข้อมูล จะสะท้อน (Reflex) ต่อการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างที่เกิดขึ้นกับสำเนาอื่นๆ และโดยการเรพิเคชั่น ทำให้ Notes สามารถลดความจอแจของการจราจรในเครือข่าย ที่เกิดจากความต้องการในการเข้าใช้ข้อมูลพร้อมๆ กันลงได้

ตัวอย่างเช่น ผู้แทนขายที่ต้องเดินทางตลอดเวลาในแต่ละสัปดาห์ ขณะที่อยู่บนท้องถนน ผู้แทนขายก็สามารถบันทึกการติดต่อเกี่ยวกับการขาย (Sales Contacts) และรายการขาย (Sales Orders) ในแต่ละวันลงไปในฐานข้อมูลของ Notes บนเครื่องคอมพิวเตอร์แบบพกพาของผู้แทนขายได้ ทุกๆ เย็น สามารถติดต่อเซิฟเวอร์ของ Notes ของบริษัทผ่านทางโทรศัพท์เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยการทำเรพิเคชั่นให้ฐานข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ได้ โดยภายในเวลาไม่กี่นาทีที่ใช้ในการเรพิเคชั่นนั้น

1. คุณสมบัติของการเรพิเคชั่น มีดังนี้

1. Bi – directional (การเรพิเคชั่นแบบ 2 ทิศทาง)

เมื่อฐานข้อมูลถูกทำการเรพิเคชั่น จะเกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มเอกสารใหม่ เปลี่ยนแปลงหรือลบ Notes จะเปลี่ยนแปลงข้อมูลของฐานข้อมูลทุกๆ หน่วยที่มีสำเนาของฐานข้อมูลนี้อยู่

2. Efficient

เมื่อฐานข้อมูลมีการกำหนดการเรพิเคชั่น จะสามารถกำหนดการป้องกันการเปลี่ยนแปลงได้ด้วย เป็นประสิทธิภาพอย่างหนึ่งของ Notes

3. Client replication

เมื่อจำเป็นที่จะเชื่อมต่อแบบเครือข่าย เช่น ผู้ใช้ทางไกล (mobile users) ทำงานที่ไกลหรือที่บ้าน ต้องการที่จะมีสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลเหมือนผู้ใช้ทั่วไป Notes ไม่ได้จำกัดเฉพาะการเชื่อมต่อแบบเซิฟเวอร์กับเซิฟเวอร์เท่านั้น แต่สามารถที่จะเชื่อมต่อแบบลูกข่ายกับ เซิฟเวอร์ได้อีกด้วย

4. Selective Replication

1. การเรพิเคชั่นแบบเซิฟเวอร์กับเซิฟเวอร์ (Server to Server Replication)

เมื่อเซิฟเวอร์ 2 ตัวมีการเรพิเคชั่นกัน ทั้งสองฝ่ายต่างสามารถเริ่ม (initiate) กระบวนการและดึงเอาความเปลี่ยนแปลงที่มีอยู่ในสำเนาอื่นของฐานข้อมูลมาได้ ก่อนที่จะทำการเรพิเคชั่นกัน แต่ละเซิฟเวอร์จะตรวจสอบหมายเลขเรพิเคชั่น (Replica ID) ของฐานข้อมูลที่เก็บอยู่บนตัวมัน เพื่อระบุว่ามีอะไรบ้างที่ฐานข้อมูลที่มันถืออยู่ ที่เหมือนกันกับที่มีอยู่บนเซิฟเวอร์อีกตัว เนื่องจากหมายเลขเรพิเคชั่น (Replica ID) คือรหัสเฉพาะที่ Notes มอบหมายให้ฐานข้อมูลแต่ละตัว มันจึงสามารถรู้จักสำเนาที่มาจากไฟล์เดียวกันได้ หลังจากนั้นเซิฟเวอร์ตัวที่เป็นฝ่ายเริ่มต้น (initiate) จะดึง (pulls) เอาส่วนที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่เหมือนกันมาจากเซิฟเวอร์อีกตัว

2. การเรพิเคชั่นแบบลูกข่ายกับเซิฟเวอร์ (Workstation to Sever)

ในกรณีที่ต้องการเรพิเคชั่นฐานข้อมูลไม่ว่าจะรูปแบบไหนก็ตาม สามารถกำหนดการเรพิเคชั่นได้ โดยมีขั้นตอนในการเรพิเคชั่นดังนี้

การ conflict จะเกิดขึ้นในกรณีที่มีการเข้าถึงฐานข้อมูลตัวเดียวกัน ที่เซิฟเวอร์เดียวกัน และยังมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารเดียวกันอีกนั้น มี 2 ประเภทคือ

1. Replication Conflict จะเกิดในกรณีที่ผู้ใช้สองคนแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกันในระหว่างการทำเรพิเคชั่นบนเซิฟเวอร์หรือเวิร์กสเตชั่นคนละตัวกัน
2. Save Conflict จะเกิดในกรณีที่ผู้ใช้เปิดและแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกันในเวลาเดียวกันบนเซิฟเวอร์ตัวเดียวกัน

1. การกำหนดสิทธิในการเข้าถึงเอกสาร โดยให้ผู้ใช้อยู่ในระดับ Author ซึ่งจะสามารถแก้ไขได้เฉพาะเอกสารที่ตนสร้างขึ้นเท่านั้น
2. ใช้คุณสมบัติ version control ของ Notes เพื่อบันทึกสำเนาของเอกสารที่ได้จากการแก้ไขเป็นเอกสารอีกฉบับหนึ่ง ส่วนเอกสารต้นฉบับ จะบันทึกเป็นเอกสารหลัก (main document) เอกสารที่แก้ไขจะบันทึกเป็นเอกสารตอบโต้ (response) หรือจะให้เอกสารที่แก้ไขหลังสุดเป็นเอกสารหลัก (main document) แล้วให้เอกสารฉบับก่อนการแก้ไขเป็นเอกสารตอบโต้ (response) ก็ได้

กุญแจในความปลอดภัยของระบบกระจาย (Distributed System) คือการเข้ารหัส (Encryption) มาตรฐานอุตสาหกรรมใช้ x.500 ซึ่งใช้กฎ x.509 ที่มีเนื้อหาตามเทคโนโลยี RSA public key

Notes มีระบบความปลอดภัยของข้อมูล โดยจะดูแลรักษาความปลอดภัยด้วยกรรมวิธีต่างๆ หลายขั้นตอน ตั้งแต่กลไกการควบคุมการเข้าถึงเซิฟเวอร์ ไปจนถึงการควบคุมการเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับ ด้วยกลไกหลายขั้นตอนทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่า ผู้ใช้คนอื่นที่ไม่ได้รับอนุญาติจะไม่สามารถเข้าไปดูหรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลของตนได้ โดยได้เตรียมระดับความปลอดภัยไว้ 4 ระดับ ดังนี้

1. Authentication
2. Access Control Level
3. Field – Level Privacy
4. Digital Signatures

ในโครงงานวิจัยนี้ ได้ใช้ระดับความปลอดภัยในระดับ Access Control Level : ACL ซึ่งเป็นการกำหนดสิทธิในการเข้าถึงและเข้าใช้ข้อมูล ของผู้ใช้ โดยแบ่ง 6 ระดับดังนี้

1. การค้นหาแบบ plain text

วิธีนี้ จะช่วยผู้ใช้ค้นหาเฉพาะคำหรือวลีจากเอกสารในฐานข้อมูล ที่กำลังแสดงในวิวเท่านั้น โดยให้ผู้ใช้ใส่คำที่ต้องการค้นหาลงในหน้าต่างค้นหา (Find dialog box) เท่านั้น แล้ว Notes จะทำการค้นหาจากชื่อเรื่องหรือจากเอกสารที่ระบุในวิวนั้น เพื่อพบตัวอักษรตามที่ระบุ ก็จะเลือกเอกสารนั้นออกมา

2. การค้นหาแบบ full text