ความหมายโดยทั่วไปของระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะหมายถึงการใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยมนุษย์ในการจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสม นั่นคือ ในการประมวลผลข้อมูลนั้น จะพยายามใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยให้มากที่สุด และใช้มนุษย์ทำงานให้น้อยที่สุด

รูปแบบการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มีหลายรูปแบบ ได้แก่ การจัดการเกี่ยวกับข้อความและภาพ (Text Management and Graphics) เช่น ระบบประมวลผลคำ (Word Processing) การจัดการฐานข้อมูล (Database Management and Electronic Filing) เช่น ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail System) เช่น การส่งข้อมูลภาพ (Graphics System) การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) และการประชุมระยะไกล (Teleconferencing) เช่น การประชุมระยะไกลแบบเสียง (Audio Teleconferencing) ฯลฯ

เพราะความต้องการระบบสำนักงานอัตโนมัติเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ในส่วนของอุตสาหกรรม ซอฟท์แวร์ (Software) จึงมีการผลิตซอฟท์แวร์สำเร็จรูปต่างๆ ที่นำมาช่วยงานในลักษณะสำนักงานอัตโนมัติได้อย่างมากมาย ผลิตภัณฑ์ตัวหนึ่งที่ชื่อว่า Lotus Notes กำลังมีความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว เนื่องจากความสามารถของผลิตภัณฑ์ตัวนี้ เหมาะแก่งานสำนักงานอัตโนมัติ และทำให้เกิดความสะดวกแก่ผู้ใช้ อีกทั้งยังสามารถนำมาประยุกต์ใช้งานให้เหมาะแก่ความต้องการด้วยการพัฒนาบนผลิตภัณฑ์ตัวนี้ เราจึงเกิดแนวความคิดที่จะทดลองสร้างและพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติขึ้น โดยพัฒนาให้อยู่ในรูปแบบของการประชุมระยะไกล (Teleconferencing) ซึ่งจะประยุกต์ใช้กับการประชุมของอาจารย์ในภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง

1. การเข้าประชุมสามารถกำหนดระยะเวลาการประชุมได้ เช่น ถ้ากำหนดระยะเวลาในการประชุม 1 อาทิตย์ ภายในระยะเวลานี้ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าประชุมตอนไหนก็ได้ ภายใน 1 อาทิตย์
2. เอกสารต่างๆ ในการประชุม สามารถกำหนดสิทธิในการสร้างและการเข้าถึงได้ เช่น เอกสารวาระการประชุม จะกำหนดสิทธิในการสร้างให้เฉพาะหัวหน้าภาควิชาฯ และ เลขานุการภาควิชาฯ เท่านั้นที่มีสิทธิกำหนดหัวข้อการประชุมได้
3. ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นต่างๆ ต่อหัวข้อการประชุมในแต่ละวาระได้
4. ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถลงมติในข้อเสนอที่ต้องมีการลงคะแนนเสียงได้
5. ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถใส่เอกสารแนบต่างๆ ลงในเอกสารที่ตนเสนอความคิดเห็นได้
6. ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าร่วมประชุมได้ทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

เพราะมีความต้องการที่จะให้เกิดความสะดวกในการเข้าประชุมของภาควิชาฯ ให้สามารถเข้าประชุมจากที่ใดก็ได้ และประชุมในเวลาใดก็ได้ ตามที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะตกลงกัน โครงงานวิจัยนี้ จึงมีข้อกำหนดที่เป็นแนวทางกว้างๆ ให้สามารถพัฒนาและประยุกต์ให้ใกล้เคียงกับลักษณะงานที่จะนำไปใช้และเป็นไปความต้องการของผู้ใช้ต่อไปได้